Polityka prywatności i informacje o przetwarzaniu danych

Wersja 1.0 — stan na 3 października 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest SysTech Krzysztof Kujawski, adres korespondencyjny: 64-930 Szydłowo, Osiedle Wichrowe Wzgórze 38, e-mail: kontakt@systech.pila.pl, tel. +48 660 716 506.

2. Cele i podstawy przetwarzania

• udzielenie odpowiedzi na zapytanie, przygotowanie oferty oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• realizacja zamówionej usługi i kontakt związany z jej wykonaniem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wystawianie i przechowywanie rachunków, faktur, korekt oraz realizacja obowiązków podatkowych i związanych z KSeF — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• prowadzenie dokumentacji technicznej realizacji, obsługa serwisowa i reklamacyjna oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa strony i Generatora, wykrywanie nadużyć oraz analiza zdarzeń bezpieczeństwa — art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z obowiązkiem zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa danych.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sprawy możemy przetwarzać: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, NIP, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące zamówienia i realizacji usługi, treść korespondencji, dane wymagane na dokumencie sprzedaży oraz — gdy jest to uzasadnione serwisem lub dokumentacją wykonania — zdjęcia instalacji i dodatkowe pliki PDF.

Numer telefonu nie jest wymagany w każdej sprawie. Podawaj tylko dane potrzebne do obsługi konkretnego zapytania lub usługi. Prosimy nie przesyłać danych szczególnych kategorii, np. danych o zdrowiu, jeżeli nie jest to rzeczywiście konieczne.

4. Formularz kontaktowy na systech.pila.pl

Formularz kontaktowy wymaga podania adresu e-mail i treści wiadomości. Numer telefonu jest opcjonalny. Formularz jest obsługiwany bezpośrednio na serwerze systech.pila.pl i nie korzysta z FormSubmit ani z zewnętrznej usługi CAPTCHA.

Treść formularza nie jest zapisywana w osobnej bazie formularzy ani w plikach strony. Wiadomość jest przekazywana do skrzynki kontakt@systech.pila.pl przez mechanizm pocztowy hostingu.

W celu ograniczenia spamu i automatycznych nadużyć formularz stosuje walidację oraz krótkotrwały mechanizm limitowania prób. W tym celu może być przetwarzany pseudonimizowany identyfikator utworzony na podstawie adresu IP, przechowywany maksymalnie przez około 15 minut. Dostawca hostingu może niezależnie prowadzić standardowe techniczne logi serwera.

5. Generator SysTech i dokumentacja klienta

Dane klientów związane z realizacją usług mogą być przechowywane w Generatorze SysTech, w szczególności w kartotece klientów, dokumentach sprzedaży, historii dokumentów, korespondencji oraz dokumentacji technicznej realizacji.

Faktury, rachunki, korekty i dokumenty związane z KSeF są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Dodatkowa dokumentacja techniczna, np. zdjęcia instalacji lub PDF-y, po 6 latach braku istotnej aktywności klienta podlega ręcznemu przeglądowi przydatności. Nie jest automatycznie usuwana tylko z powodu upływu tego okresu.

6. Odbiorcy danych

• dostawca hostingu i poczty WEBD.pl — w zakresie niezbędnym do świadczenia usług technicznych, hostingu, poczty i zabezpieczenia infrastruktury;
• Krajowy System e-Faktur i administracja skarbowa — w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów;
• inne organy publiczne lub podmioty uprawnione — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie wykorzystuje danych klientów do marketingu bez odpowiedniej podstawy prawnej.

7. Przekazywanie danych poza EOG

SysTech Krzysztof Kujawski nie planuje samodzielnego przekazywania danych klientów poza Europejski Obszar Gospodarczy. Zakres podprocesorów oraz ewentualnych transferów po stronie dostawców usług jest okresowo weryfikowany; w przypadku transferu poza EOG stosowana będzie właściwa podstawa prawna i wymagane zabezpieczenia.

8. Okres przechowywania

• zapytania, które nie kończą się realizacją usługi — do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, o ile nie istnieje inna podstawa dalszego przechowywania;
• dane związane z realizacją usługi — przez czas potrzebny do jej wykonania, obsługi serwisowej i reklamacyjnej oraz przez okres uzasadniony dochodzeniem lub obroną roszczeń;
• dokumenty sprzedażowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami prawa; faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione;
• dodatkowa dokumentacja techniczna klienta — po 6 latach braku istotnej aktywności podlega ręcznemu przeglądowi przydatności i może zostać zachowana dłużej, jeżeli nadal istnieje uzasadniony cel serwisowy, reklamacyjny lub dowodowy;
• dane techniczne bezpieczeństwa i kopie zapasowe — przez ograniczone okresy wynikające z polityki bezpieczeństwa i retencji.

Jeżeli konkretne dane są potrzebne do trwającej reklamacji, kontroli, postępowania, incydentu bezpieczeństwa albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, mogą być przechowywane przez czas niezbędny do zakończenia sprawy.

9. Twoje prawa

W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje Ci prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz przenoszenia danych. Prawo do usunięcia nie ma zastosowania w zakresie, w którym dalsze przechowywanie danych jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się pod adresem kontakt@systech.pila.pl. Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne, jednak bez danych niezbędnych do obsługi sprawy możemy nie być w stanie odpowiedzieć lub wykonać usługi. Dane wymagane przepisami do wystawienia właściwego dokumentu sprzedaży są konieczne do realizacji obowiązku prawnego.

11. Zautomatyzowane decyzje

Dane klientów nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

12. Aktualizacja informacji

Niniejsza informacja jest aktualizowana w przypadku istotnej zmiany zakresu danych, celu przetwarzania, dostawców usług, sposobu działania strony lub Generatora albo przepisów prawa.